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檔案管理系統

產品簡介

眾所周知,檔案資料是任何一個企事業單位的知識財富和智力資源。檔案管理指的是對檔案資料進行收集、整理、保管、統計和提供利用的活動,檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者,所要解決的是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。過去手工的檔案管理方式,容易受人員流動和環境變化而引起的工作量大、查找借閱不方便及檔案容易損壞、遺失等問題,隨著計算機技術的迅速發展,人們想到了用計算機來進行檔案管理。

《明星檔案管理系統》是由甘肅明星軟件開發公司開發的,用于各單位檔案資料的收集、整理、保管、統計和提供利用等,能夠實現紙質檔案的電子化、數據化及嚴謹化。本系統開發技術先進,基于J2EE架構設計,B/S網絡結構,方便在互聯網上協同處理相關事務。本系統以幫助用戶實現“高效、精細、規范、科學”管理為開發目的,以“易學實用、界面友好、維護方便、高度自動化”為設計理念,將現代信息技術與先進的檔案管理思想相結合,是用戶進行高效的檔案管理工作的先進技術工具和手段,它的應用將會更好的解決檔案容易損壞、遺失及查找借閱不方便等問題。

軟件特點 

一、B/S結構模式

B/S(Browser/Server)結構,即瀏覽器和服務器結構,這種結構的好處在于:一是使用方便,維護簡單,易于擴展??蛻舳瞬恍璋惭b軟件,使用瀏覽器就能登錄系統,系統升級和維護只需在服務器上進行。二是數據信息集中管理,保證數據的絕對安全。所有錄入系統的數據都存儲于服務器上,客戶端不負責信息的儲存和管理。三是實現網絡化辦公??梢栽谌魏螘r間、任何地點、任一能上網的電腦上處理辦公事務。

二、功能強大

系統架構涵蓋一個單位的所有檔案管理事務,能夠進行檔案的“收集”、“整理”、“修訂”、“保管”、“統計”、“銷毀”、“提取”及“借閱”等操作??梢詫⑷我饧堎|檔案轉換為電子檔案,也能夠將電子檔案轉換為紙質檔案,電子檔案和紙質檔案能夠按照存放位置一一對應,以方便管理員對各種形式的檔案進行多樣化的管理。

三、高度自動化

系統在檔案的“收集”、“保管”及“借閱”方面實現高度自動化。應用人員只在系統中錄入必要的信息,其他全部由系統進行自動處理,無需人工干預。

四、融入先進的管理思想和理念

系統融入了開發者對檔案管理的精心研究而形成的先進的管理思想和理念,系統不僅給用戶提供了先進的管理工具和手段,同時也提供了先進的管理思想和理念。

五、操作簡便

系統界面友好,操作簡便,是共性和個性有機結合,通過內部設置和權限分配,展現給應用者的只與自己相關的部分,對具體應用者來說只需點擊鼠標就要完成大部分操作。

六、數據安全

系統的應用使所有的檔案信息、文件資料都集中存放在服務器上,實現了數據、資料、檔案的安全、完整和體系化管理;并使不同的用戶擁有不同的權限,保證了檔案數據的安全性。

功能介紹

本系統遵循模塊化的軟件設計思想,把整體功能分為相對獨立又彼此關聯的部分,以適應不同用戶、不同規模的應用系統的需要?!皺n案管理”下又包含“基礎設置”、“類別管理”、“案卷管理”、“檔案管理”、“到期檔案”、“檔案查看”、“檔案檢索”、“檔案統計”、“借閱管理”、“我的借閱”及“系統維護”等子模塊。

基礎設置 基礎設置主要用于設置檔案的基礎信息,又分為檔案室、檔案柜、檔案層及檔案盒設置,可以與實物檔案一一對應

類別管理 類別管理主要用于設置檔案的類別,使檔案更加清晰明了、管理檔案時也更加方便容易。

案卷管理 卷管理主要用于設置案卷信息,可以在檔案類別下查看、添加或編輯案卷。在案卷管理中,普通用戶只能看到自己部門的案卷,如果查看案卷內的檔案信息,還需要通過借閱才行,普通的管理員只能看到或編輯本部門的案卷,上級管理員可以看到或編輯本部門及下級部門的案卷信息。有領導身份的人可以直接看到相應的案卷內的檔案內容。

檔案管理 檔案管理主要用于對檔案文件進行管理。按照實物檔案的存入方式,檔案一般存放在某個檔案室的某個檔案柜中的某層中的某個檔案盒中,檔案管理系統也采用此方法,以便與實物檔案相對應。和案卷管理一樣,在檔案管理中,普通用戶只能看到自己部門的檔案,如果查看檔案的詳細信息,還需要通過借閱才行,普通的管理員只能看到或編輯本部門的檔案,上級管理員可以看到或編輯本部門及下級部門的檔案信息。有領導身份的人可以直接看到相應的檔案的檔案內容。

到期檔案 到期檔案主要用于管理到期檔案,尤其是合同類檔案,在此可以對那些到期檔案做出相應的處理。

檔案查看 檔案查看主要用于查閱檔案信息,所有的用戶都擁有此項功能,但每一個用戶都只能查看到本部門或下級部門的檔案,如果要如果查看檔案的詳細信息,還需要通過借閱才行,檔案管理員、檔案審批人員及領導可以不通過借閱直接查看檔案內容。

檔案檢索 檔案檢索主要用于快速的查找所需檔案,可以按“檔案”及“案卷”分別進行查詢,還可以通過高級查詢來根據更詳細的條件進行查詢。檔案檢索關鍵字包括“文件名稱”、“備注及“編號”等,支持多關鍵字檢索。

檔案統計 檔案統計主要用來統計所有案卷及檔案以及借出案卷及檔案的數目。

借閱管理 借閱管理主要用于對檔案借閱進行管理。借閱管理下又有“借閱申請”、“借閱列表”、“超時列表”和“歷史記錄”這四項??梢詫栝喩暾堖M行批準、領取檔案及歸還檔案等操作。

我的借閱 我的借閱主要用于記錄自己的借閱信息是,又分為“我的借閱”和“歷史借閱”兩項。

數據維護 統維護主要用來設置檔案管理系統的相應權限、檔案的副類型及進行數據備份。


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